Mejorar el ambiente de trabajo no se trata solo de una cuestión estética, que también lo es. Se trata de hacerlo para optimizar todo el proceso de trabajo y, finalmente, obtener los mejores resultados posibles, es decir, optimizar la productividad.
De eso se dieron cuenta en el siglo pasado los japoneses, tras la Segunda Guerra mundial. En plena expansión industrial, Sakichi y Kiichiro Toyoda, y el ingeniero Taiichi Ohno inventaron el método 5s, aplicado por primera vez la Toyota Motor Corporation.
El método 5s se llama así porque consta de etapas cuyos nombres en japonés empiezan por “s”:
Seiri – Clasificar, identificar y eliminar ítems y actividades innecesarias.
Seiton – Ordenar y priorizar.
Seisō – Mantener la limpieza.
Seiketsu – Señalizar y estandarizar.
Shitsuke – Mejora continua
Se lo conoce también por el método Toyota, aunque fue adaptado posteriormente en Occidente bajo el término inglés, Lean Manufacturing o la táctica Just In Time (JIM).
¿PARA QUÉ APLICAR EL MÉTODO 5S?
El objetivo del método 5s es crear un lugar de trabajo ordenado, limpio, agradable y seguro que nos permita desarrollar un trabajo de forma óptima. Y, aunque puede parecer superficial, es un arma poderosa para conseguir mejoras sustanciales en muchos ámbitos que repercuten, en último término, en un aumento de la productividad.
Con la aplicación del método 5s se obtienen beneficios en cuanto a la calidad de los productos o servicios de una empresa. Por ejemplo, se corrigen y previenen daños por almacenaje o manipulación (gestión y manejo) incorrecta de los productos, o también, daños de fabricación.
La seguridad en el entorno laboral también se ve beneficiada con el método 5s, pues los accidentes laborales se reducen en un 50-80%, y por tanto sus costes asociados.
Parece redundante recalcar que la función de los trabajadores es aportar valor al producto o servicio, y no lo es jugarse la vida. Aun así, se estima que entre el 60-80% de los accidentes laborales se debe a mal diseño o mantenimiento del lugar de trabajo.
La rápida gestión visual (de existencias, de trabajo pendiente, etc.), una moral alta (entre los trabajadores) y comodidad en el entorno laboral completan los beneficios de adoptar el método 5s en una empresa.
¿EN QUÉ CONSISTE EL MÉTODO 5S?
El método 5s consta de unas etapas de implantación gradual. En cada etapa se aborda un aspecto del proceso de trabajo, y se deja el tema resuelto y preparando para aplicar la siguiente etapa. El ciclo de 5 etapas puede repetirse, a ciertos intervalos, de forma a crear una herramienta de mejora contínua.
1. Seiri – Clasificar, identificar y eliminar materiales y actividades innecesarias
En este primer paso se trata de inspeccionar las zonas de trabajo y sacar de ellas los materiales que no son necesarios para la realización del trabajo propio de esa zona.
En cuanto a los servicios, se analizan las actividades y se eliminan las tareas innecesarias que no producen resultados. De esta forma nos enfocaremos en obtener objetivos, relegando a un segundo plano todo lo demás.
2. Seiton – Ordenar y priorizar
Concluida la etapa anterior, empezamos por ordenar lo que necesitemos para trabajar asignando un lugar único a cada herramienta, materia prima, etc. Los materiales y herramientas más utilizadas deben estar al alcance del operario, dejando en los lugares menos accesibles los materiales menos usados.
Evitamos así la pérdida o extravío de material y ahorramos tiempos muertos buscando cosas que utilizamos frecuentemente.
Si las actividades son repetitivas, es útil un flujograma de cada proceso importante con el orden óptimo de las tareas, evitando olvidos y que se queden cosas sin hacer.
3. Seisō – Mantener la limpieza
Establecido el orden y la disposición en la etapa anterior del método 5s, en esta etapa nos focalizamos en limpiar y mantener la limpieza en los lugares de trabajo.
Por un lado está la acción de despejar las zonas de trabajo (para que no entorpezcan las actividades), que debe ser frecuente y diaria. Y por otro lado está la limpieza propiamente dicha, o higiene, que puede ser diaria o con la frecuencia realmente necesaria.
4. Seiketsu – Señalizar y estandarizar
El método 5s establece que en este paso se debe concretar y fijar cómo se deben hacer las cosas. Es decir que, una vez analizados los procesos, definidos los materiales necesarios, el orden óptimo de las actividades y la modalidad y frecuencia de la limpieza, es necesario redactar un manual de “buenas prácticas”.
A fin de documentar las buenas prácticas y consensuarlas (estandarización) es aconsejable contar con la participación del personal creando grupos de trabajo para conocer sus opiniones y sugerencias.
Con el objetivo de que todos los trabajadores implicados en los procesos conozcan y practiquen la mejor forma de hacer las cosas, además del manual de buenas prácticas, se puede crear una guía simplificada con el diagrama de las actividades claves.
Pero además, es importante instalar una cultura de seguridad en los lugares de trabajo señalizando las distintas zonas y materiales para facilitar su identificación, dejando claro normas de seguridad laboral.
5. Shitsuke – Mejora continua
Las etapas del método 5s no son compartimentos estancos. Eso implica realizar periódicamente evaluaciones del estado actual de cada proceso clave, pues todos influyen en todos.
Las evaluaciones sirven para encontrar posibles deficiencias y subsanarlas, y también para buscar áreas de mejora donde poder optimizar las actividades para conseguir mejores resultados. Adoptar la filosofía de la mejora continua implica receptividad a los cambios y a las evaluaciones periódicas.
PRODUCTIVIDAD Y EFICIENCIA A BASE DE LÓGICA Y SIMPLEZA
Cuando se decide implantar el método 5s, nos encontramos con una clara resistencia que no se basa en su complejidad, sino todo lo contrario, en su simpleza. Y es que durante las tres primeras etapas de implantación de esta técnica los objetivos se centran en organizar, ordenar y limpiar.
La relevancia de estas tres acciones (lógica y a la vez simples) no se manifiesta hasta que se implantan y se ejecutan permanentemente por toda la organización.
Por esta razón, el método 5s cada vez está más asentado en el mercado y cuenta con una amplia difusión. Las infraestructuras que más utilizan esta metodología son las empresas de servicios, las industriales, los centros educativos, los hospitales y las asociaciones.